Documentazione


Indice

Indice   1

Cosa è   2

La storia  2

A chi è rivolto   2

Le attività  2

Registrazione   2

Area Privata  3

Gruppi 3

Persone nei gruppi 3

Attività standard   4

Modelli di attività  4

Avvio di una attività  5

In-mail 5

Dialogo   5

Documenti 5

Gestione dei modelli di attività  5

Considerazioni sul modulo di gestione dei modelli 5

Nuovo gruppo   5

Gestione dei gruppi 6

Invito di partecipazione   6

Gestione delle persone dei gruppi 6

Elenco di attività  6

Progettazione di una attività personalizzata, creazione di un nuovo modello di attività. 6


Cosa è

XDbFlow è un’applicazione web che semplifica la comunicazione tra persone e gruppi di lavoro. Permette di organizzare e gestire attività  in modo ordinato e facilmente consultabile.

 

La storia

Nato in ambito aziendale per gestire situazioni caotiche, caratterizzate da quantità enormi di e-mail riguardanti decine di tipologie di attività, si è poi evoluto per potersi offrire come un comodo servizio web personalizzabile ed espandibile.

 

A chi è rivolto

Dall’ azienda di grandi dimensioni, con migliaia di dipendenti, alla media impresa, allo studio professionale, al privato per uso famigliare. La versatilità di XDbFlow lo rende adatto praticamente ad ogni scenario e qualsiasi elenco di sue applicazioni risulterebbe quindi incompleto. Sono possibili inoltre personalizzazioni delle modalità di funzionamento ed istallazioni su server dedicati  anche in rete locale.

 

Le attività

Rappresentano un lavoro svolto da una o più persone dove avvengono scambi di informazioni tra le parti in essa coinvolte. XDbFlow consente di definire e gestire questo scambio di informazioni in modo estremamente ordinato e semplice. Vedremo in seguito che anche la gestione del funzionamento stesso di XDbFlow avviene tramite attività.

 

Registrazione

E’ l’operazione che consente la definizione di una propria “Area Privata”, avviene tramite un’opportuna pagina del sito in cui occorre fornire il proprio indirizzo e-mail,  nome, cognome,  scelta di una password personale, scelta del nome della propria area. All’indirizzo e-mail fornito viene inviata una e-mail contenente un link di attivazione dell’area privata.

 

 

 

Area Privata

E’ uno spazio web privato creato all’atto della registrazione, in gestione alla persona che si è registrata. Nell’area privata è possibile creare gruppi collaborativi, invitare altre persone, memorizzare documenti, scambiare informazioni in modo protetto, progettare e svolgere attività personalizzate coinvolgendo gruppi e persone in modo semplice ed ordinato .

 L’area privata è costituita dai seguenti gruppi standard :

-         Amministrazione

-         Personale

-         Fornitori

-         Clienti

Ogni gruppo standard può essere rinominato, reso pubblico o privato, attivo o non attivo, l’unico gruppo non disattivabile è “Amministrazione”. Ai gruppi standard possono essere aggiunti altri gruppi con la sola limitazione del loro numero massimo, stabilito dall’utente stesso all’atto dell’acquisto della propria area privata o quello standard relativo all’area di prova.

Gruppi

Ogni gruppo è definito da un nome, una descrizione delle funzioni svolte,  un responsabile. Se il gruppo è definito “Pubblico”,  queste informazioni sono visibili da tutte le persone registrate nell’area, se il gruppo è definito “Privato” risulta visibile solo a chi vi appartiene. Se il gruppo viene posto nello stato di “Non attivo” non può  gestire attività,  nello stato di “Attivo” invece può svolgere normalmente tutte le sue funzioni.

Persone nei gruppi

Ogni persona può appartenere ad uno o più gruppi, in ogni gruppo in cui è inserita assume uno dei ruoli seguenti :

-         Gestione del gruppo  :  Avvia, riceve e modifica attività, vede tutti i componenti del gruppo, è il responsabile del gruppo, ogni gruppo ha una sola persona con questo ruolo.

-         Delegato alla gestione del gruppo  :  svolge le stesse funzioni del responsabile del  gruppo ma non è responsabile del gruppo. Ogni gruppo può avere un numero a piacere di persone con questo ruolo.

I ruoli seguenti  consentono di vedere solo il responsabile del gruppo ed i delegati alla sua gestione :

-         Gestione delle attività : Riceve e modifica le attività indirizzate al gruppo.

-         Visione delle attività : Riceve le attività ma non può modificarle.

-         Avvio e gestione delle attività : Riceve, modifica, e avvia le attività associate al gruppo

-         Uscito dal gruppo : Non svolge nessuna funzione.

 

 

 

Attività standard

Consentono la gestione completa della propria area e sono avviabili dal gruppo “Amministrazione”. E’ possibile inserire persone nei vari gruppi, creare nuovi gruppi, tipi di attività, comunicare e gestire documenti.

 

 Modelli di Attività' 

 Nuovo modello di attività 

 Definizione di un nuovo modello personalizzato di attività 

 

 

 Gestione dei modelli di attività 

 Gestione dei modelli personalizzati di attivita' 

 

 

 Gruppi 

 Nuovo gruppo 

 Creazione di un nuovo gruppo, con le persone di riferimento e le attività che possono essere avviate 

 

 

 Gestione dei gruppi 

 Gestione dei gruppi, delle persone di riferimento e delle attività che possono essere avviate 

 

 

 Persone 

 Invito di partecipazione 

 Inserimento in un gruppo di una nuova persona con ruolo 

 

 

 Gestione delle persone nei gruppi 

 Ruolo di una persona in un gruppo 

 

 

 Comunicazione 

 In Mail 

 Comunicazione di messaggi e documenti all'interno dell'area 

 Dialogo 

 Dialogo tra più persone

 Elenco di attività 

 Raccoglitore per commentare e monitorare un elenco di attività 

 

 

 Documenti 

 Documenti 

 Raccoglitore di documenti che possono essere condivisi tra i vari gruppi 

 

 

Modelli di attività

IL Modello descrive come è fatta una attività, quali informazioni deve gestire, come deve svolgersi nel tempo, quali sono i gruppi e le persone coinvolte. Da “Modelli di attività” , “Elenco” otteniamo un elenco di tipi di attività. Cliccando sul nome di un modello, per esempio “Invito di partecipazione” otteniamo il disegno di questo tipo di attività che ne descrive il funzionamento. Ogni rettangolo colorato nel riquadro in alto a sinistra rappresenta uno step o fase dell’attività. Le linee che collegano gli step rappresentano i percorsi consentiti per portare l’attività dallo stato iniziale di “Bozza” a quello finale. Nel riquadro in alto a destra, in corrispondenza di ogni step appaiono nella colonna A: i nomi dei gruppi che possono operare l’attività in quello stato mentre nella colonna Cc: i gruppi che possono solo vedere l’attività senza potervi operare. Sotto ai due riquadri alti appaiono i contenuti dell’attività, cioè le informazioni che devono essere  gestite, con il colore dello stato in cui devono essere imputate. Questi contenuti sono costituiti da un nome ed un valore imputabile, per esempio ” Cognome XXXXXXXX”  ,  questa coppia viene chiamata Voce:  il valore imputabile può essere un testo libero, una data, un numero, un valore scelto in un elenco, una immagine, un link ad un’altra attività. IL nome di ogni voce e l’eventuale elenco di valori proposti possono essere presentati nella lingua utilizzata da ogni utente. Una Voce inoltre può essere obbligatoria se si vuole che venga sempre compilata o facoltativa se può non essere compilata. Se il contenuto della voce è privato viene vista solo dai gruppi che possono scriverla, quelli nella colonna A:. Chi appartiene ad uno dei gruppi corrispondenti alla colonna A: di un certo stato, può imputare tutte le voci di quello stato e portare l’attività in uno stato successivo. Se nello stato in cui si trova l’attività vi sono voci obbligatorie non compilate ogni cambio di stato viene bloccato.

 Avvio di una attività

La facoltà di avviare un’attività può essere attribuita ad uno o più gruppi. Nel pannello di sinistra tramite “Attività” , “Nuova” appare l’elenco delle attività che possono essere avviate. Cliccando l’attività scelta, se questa risulta avviabile da più gruppi, e la persona appartiene a più di uno di questi gruppi, viene richiesto il gruppo di partenza. Ad ogni attività è possibile allegare documenti. Per esempio, definito un modello che descrive l’attività di “Ordine” ed associato il modello al Gruppo “Clienti”, ogni Cliente appartenente al gruppo “Clienti” con il ruolo di “Avvio e gestione delle attività” potrà effettuare un Ordine ed allegare eventuali documenti.

In-mail

Sostituisce le e-mail per le persone dell’area.  Prevede un area di testo libero per il mittente ed uno per il destinatario. In fase di bozza è possibile definire i destinatari come A: e Cc: .

Dialogo

Prevede un area di testo libero per inviare un messaggio. In fase di preparazione è possibile definire i destinatari come A: e Cc:  quindi si inizia una conversazione dove ogni persona può inserire un testo o allegare documenti.

Documenti

Consente la condivisione di documenti tra gruppi. In fase di bozza è possibile definire i gruppi destinatari come Cc: .

Gestione dei modelli di attività

Con questo tipo di attività è possibile modificare un modello personalizzato anche con attività in corso. Quando viene avviata la modifica viene anche bloccata la possibilità di avvio del modello e ogni attività di questo tipo eventualmente in corso viene bloccata come non modificabile.

Considerazioni sul modulo di gestione dei modelli

Qualunque operazione effettuata con il modulo di gestione dei modelli viene prima controllata per evitare di introdurre qualsiasi tipo di errore o di incongruenze, per esempio, cancellare un collegamento che renderebbe irraggiungibile uno stato o una modifica di indirizzi in cui non vi sono destinatari in scrittura di tipo A:. Per questo la regola generale consiste prima nel aggiungere quanto desiderato e poi togliere quanto non desiderato.

Nuovo gruppo

Con questo tipo di attività è possibile definire un nuovo gruppo. Vengono richiesti:

-         Nome, Descrizione, e-mail del nuovo gruppo e persona responsabile di riferimento

-         Tipo di appartenenti al gruppo, cioè se le persone che vi faranno parte saranno personale interno, clienti o fornitori.

-         Elenco delle attività che il gruppo può avviare.

Infine se il gruppo deve essere pubblico o privato, attivo o non attivo.

Gestione dei gruppi

Con questo tipo di attività è possibile modificare o cancellare un gruppo. Oltre al gruppo viene richiesto il tipo di operazione, se modifica o cancellazione. Nel caso di modifica vengono riproposti i valori attuali, nel caso di cancellazione viene controllata la presenza di attività partite dal gruppo in oggetto e ancora presenti nel sistema. In questo caso la cancellazione del gruppo non viene consentita. I gruppi standard non possono essere cancellati ma possono essere rinominati, resi pubblici o privati, attivi o non attivi,  può essere sostituito il referente, possono essere aggiunte attività avviabili personalizzate.

Invito di partecipazione

Con questo tipo di attività è possibile inserire una persona in un gruppo. Viene richiesto il ruolo assunto con una descrizione della funzione esercitata. All’indirizzo e-mail richiesto viene inviata una mail contenente un link di accettazione dell’invito.

Gestione delle persone dei gruppi

Con questo tipo di attività è possibile modificare o togliere una persona da un gruppo. Nel caso di modifica vengono riproposti i valori presenti, nel caso di cancellazione viene controllata l’esistenza di attività avviate dalla persona in oggetto e ancora presenti nel sistema. In questo caso la cancellazione dal gruppo non viene consentita ma è possibile assegnare il ruolo di “Uscito dal gruppo” che ha un effetto simile.

Elenco di attività

Con questo tipo di attività è possibile raggruppare in un elenco un insieme di attività che si ritengono in qualche modo correlate. E’ presente un testo libero per descrivere lo scopo del raggruppamento a cui segue una tabella in cui ogni riga può referenziare un’attività tramite una descrizione ed il codice ad essa corrispondente. In questo elenco ogni codice attività registrato assume il colore corrispondente allo stato corrente dell’attività. Questo elenco risulta visibile al gruppo da cui è stato avviato.

Progettazione di una attività personalizzata, creazione di un nuovo modello di attività.

Un’attività personalizzata consente di automatizzare il flusso delle informazioni tra le persone ed i gruppi che vi partecipano. Se questa attività viene già svolta risulta utile raccogliere tutta la documentazione disponibile che viene utilizzata. Sono un ottimo riferimento tutte le e-mail scambiate perché dovrebbero già contenere la maggior parte delle informazioni utili da inserire.

Punto 1 : nome dell’attività e scopo

Procedere con “Modelli” , “Nuovo” oppure con “Attività” , “Nuova” , “Nuovo modello di attività”. Nella voce “Nome dell'attività” inserire il nome scelto , per esempio “Esempio richiesta di materiali” e in “Funzione” scriviamo una breve descrizione dell’attività “Esempio di prova di una richiesta di materiali verso qualsiasi fornitore”.  In oggetto possiamo scrivere “Prova progettazione richiesta di materiali generica”, se esiste una particolare urgenza possiamo anche definire le date di inizio e fine progettazione o solamente una delle due.

Premiamo “Inserisci” ed appare il modulo di progettazione e gestione dei modelli. Viene immediatamente preparata una struttura coerente di attività che prevede uno stato di “Bozza” completamente privata, una sola fase esecutiva “Fase 1” in carico all’amministrazione e a tutto il personale e due stati finali corrispondenti ad una fine ritenuta corretta e soddisfacente chiamata “Conclusa e corretta” ed in alternativa, a fronte di imprevisti od errori, una fine non soddisfacente chiamata “Conclusa con errori”.

Punto 2 : gruppi che possono avviare l’attività

Per prima cosa dobbiamo decidere quale gruppo può richiedere materiali, per semplicità in questo esempio supponiamo che sia il gruppo “Amministrazione” ed il gruppo “Personale”. Quindi clicchiamo il nome dell’attività “Esempio richiesta di materiali”. Appare una maschera in cui il gruppo “Amministrazione” è già selezionato, quindi aggiungiamo la spunta al gruppo “Personale” e premiamo “Esegui”. A questo punto qualsiasi persona appartenente a questi gruppi ed avente il ruolo corretto potrà avviare questa attività di esempio.

Sono presenti, per ogni stato, delle voci generiche che provvederemo a modificare o a togliere, potremo anche aggiungere altri stati

Punto 3 : informazioni da chiedere

Dobbiamo stabilire come chiedere i materiali: evidentemente chi avvia l’attività deve conoscere cosa richiedere quindi porremo le voci di richiesta materiali nello stato di “Bozza”.  In questo stato è già presente la voce “Obiettivo” che possiamo sfruttare cambiandone il nome in “Nota cliente”. Clicchiamo “Obiettivo”, in “Nome della voce” scriviamo “Nota cliente” quindi premiamo “Applica le modifiche”. Richiediamo ora il materiale tramite una scelta in questo elenco : “Materiale A, Materiale B, Materiale C”, clicchiamo “Aggiungi una voce all’attività” e in “Nome della voce” scriviamo “Materiale richiesto” , in “Tipo di contenuto” scegliamo “Menu a tendina”  premiamo “Esegui”. La maschera viene riproposta chiedendoci quali sono i valori su cui effettuare la scelta, nella voce “Elenco dei valori separati da virgola su cui effettuare la scelta” scriviamo l’elenco dei materiali separati da virgola “Materiale A, Materiale B, Materiale C”  e nella voce “Se Facoltativa può non essere scritta, se Obbligatoria deve essere scritta” scegliamo “Obbligatorio” quindi premiamo “Esegui”. Aggiungiamo la quantità richiesta cliccando “Aggiungi una voce all’attività”, in “Nome della voce”  scriviamo “Quantità”, scegliamo “Obbligatorio” ed in “Tipo di contenuto” scegliamo “Numero intero”, in “Dopo quale voce deve essere presentata” scegliamo “Materiale” , premiamo quindi “Esegui”. Aggiungiamo anche la voce “Prezzo (Euro) ” cliccando “Aggiungi una voce all’attività”, in “Nome della voce”  scriviamo “Prezzo (Euro)”, scegliamo “Obbligatorio” ed in “Tipo di contenuto” scegliamo “Numero con due decimali”, in “Dopo quale voce deve essere presentata” scegliamo “Quantità” , premiamo quindi “Esegui”. A questo punto l’attività contiene tutte le informazioni necessarie a questo esempio.

Punto 4 : modifica di uno stato

Lo stato successivo, corrispondente ad un invio delle informazioni al gruppo “Fornitori” deve essere definito. Utilizziamo lo stato intermedio “Fase 1” per segnalare la richiesta di materiali, avrà come destinatari in scrittura il gruppo “Fornitori” mentre i richiedenti rimarranno in lettura. Rinominiamo lo stato “Fase 1” in “In corso”,  clicchiamo “Fase 1” imputiamo “In corso” , premiamo “Esegui”.

Punto 5 : definizione dei gruppi che possono ricevere e modificare l’attività

Predisponiamo quindi i destinatari A e Cc corrispondenti a questo stato : clicchiamo la casella A: corrispondente allo stato “In corso” dove sono evidenziati i destinatari. Nella maschera degli indirizzi che appare selezioniamo il gruppo “Fornitori” e premiamo il bottone “A” , selezioniamo “Amministrazione” e premiamo “Cc”, selezioniamo “Personale” e premiamo “Cc”, chiudiamo infine la maschera.

 

Punto 6 : aggiunta di uno stato

Aggiungiamo lo stato di “Presa in esame” da parte del gruppo fornitori , clicchiamo “Nuovo stato” , in “Nome” scriviamo “Presa in esame” in “Dopo lo stato” scegliamo “In corso” , in “Verso lo stato “ scegliamo “Conclusa e corretta” quindi “Esegui”.

Punto 7 : cancellazione di una voce

Togliamo ora la voce “Sviluppo” assegnata allo stato “In Corso” perché non serve, clicchiamo su “Sviluppo” e clicchiamo “Cancella la voce”.

Punto 8 : modifica di una voce 

Cambiamo il nome della voce “Presa in esame” in “Nota fornitore” cliccando su “Presa in esame”, nella maschera in “Nome della voce” scriviamo “Nota fornitore” , e premiamo “Applica le modifiche”. Modifichiamo gli indirizzi dello stato “Presa in esame” e li poniamo uguali, con le stesse operazioni, allo stato “In corso”. 

Occorre osservare che lo stato “In corso” non contiene voci imputabili, ma è a tutti gli effetti un semplice avviso al gruppo fornitori che esistono attività a loro indirizzate che devono essere esaminate. Per questo occorre correggere i collegamenti tra stati.

Punto 9 : aggiunta di un collegamento tra stati IL primo intervento consiste nel consentire di raggiungere lo stato di “Conclusa con errori” dallo stato “Presa in esame” , clicchiamo su “Nuovo collegamento” e nella voce “Dallo stato” scegliamo “Presa in esame” quindi nella voce “Verso lo stato” scegliamo “Conclusa con errori” quindi premiamo “Esegui”.

Punto 10 : cancellazione di un collegamento

 Infine togliamo i collegamenti dallo stato “In corso” verso “Conclusa con errori” e “Conclusa e corretta” in questo modo : clicchiamo “Cancella collegamento”  , scegliamo “In corso – Conclusa con errori” e premiamo “Esegui” quindi ripetiamo l’operazione di cancellazione scegliendo il collegamento “In corso – Conclusa e corretta”.

Punto 11 : chiusura del modulo di gestione dei modelli

Cliccando “Chiudi” ritorniamo all’attività in corso con cui abbiamo definito il nuovo modello. Se questa attività di progettazione non ha documenti allegati o non viene ritenuto importante mantenerne memoria si può procedere alla sua cancellazione.  Premendo “Cancella” e “Conferma cancella” questa attività viene cancellata. IL modello eventualmente creato continua comunque ad esistere. Se lo si vuole cancellare occorre avviare l’attività di “Gestione dei modelli” , selezionare il modello, entrare nel modulo di gestione dei modelli e cancellarlo.

Punto 12 : traduzione in altre lingue

Le attività standard sono già multilingue, per le attività personalizzate procedere così :  scegliere nel menu di sinistra “Impostazioni” quindi “Inglese” poi “Model” , “Manage” , selezionare il nome del modello da modificare e “Insert” quindi andare in modifica del nome attività, nome stato, nome voce, nome degli elementi di scelta nelle voci , scrivendoli nella lingua scelta. In questo modo ogni utente potrà vedere i vari termini nella propria lingua.